واحد فناوری اطلاعات گروه هوانوردی آریانا با تمرکز بر دانش فنی برای مجموعه های هوانوردی و شرکتهای هواپیمایی سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب را تکامل و ارتقا داده و امروز کاربران از سیستم های تکامل یافته آن بهره مند هستند که شامل طیف گسترده ای از  فعالیت های سازمانی و برون سازمانی در مجموعه های هوانوردی می شود لذا از این رو می توان گفت که یک سامانه اتوماسیون اداری شامل بخش های مختلفی می باشد که هر یک از این بخش ها شامل یکی از فعالیت های سازمانی می شود که در ادامه آن ها را معرفی می کنیم:

- دبیرخانه

دبیرخانه مهم ترین و اصلی ترین بخش از سامانه اتوماسیون اداری محسوب می شود که روند ادارای از قبیل ثبت نامه- ارجاع- کارتابل پرسنل و بایگانی در این قسمت انجام می گردد، در واقع می توان این بخش را به عنوان هسته اولیه اتوماسیون اداری معرفی کرد.

از جمله مهمترین فعالیت هایی که در این بخش انجام می شود به قرار ذیل است:

- اسکن

- ورود اطلاعات

- ثبت اندیکاتور

- توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس

- گردش

- امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی

در دبیرخانه ابزارهای مختلفی برای ورود و خروج اطلاعات و داده در نظر گرفته شده است مانند اسکنر- قلم نوری- مودم- ایمیل سرور و...

- فرم ساز و موتور گردش فرم

شاید تصور کنید که مستندات یک سازمان و یا شرکت فقط شامل نامه ها می شود، تعدادی از مکاتبات سازمان ها به شکل فرم های اداری و یا روندکاری مشخصی در سازمان اجرا می شود، از این رو سامانه اتوماسیون اداری یک بخش جدید برای این منظور ایجاد کرده است که آن را بخش فرم ساز و موتور گردش فرم نامگذاری کرده است، هدف از ایجاد این بخش طراحی انوع مختلفی از فرم های سازمانی و گردش آن ها به شکل روندکاری، از قبل تعیین شده می باشد.

- مدیریت جلسات و ساماندهی آن

در سیستم های سنتی قبلی برنامه ریزی جلسات- قرارهای اداری، پیگیری آنها و نگهداری مستندات زمان زیادی را به خود اختصاص می داد اگرچه انجام این امور از مهم ترین بخش های اداری یک سازمان به شمار می آید ولیکن می بایست به گونه ای مدیریت شود که زمان اضافی تلف نشود، از این رو سیستم های اتوماسیون اداری با راه اندازی این بخش به تنظیم و برگزاری جلسات و ساماندهی آن ها می پردازد و زمان زیادی را نیز به هدر نمی دهد.

بخش مدیریت جلسات و ساماندهی آن در سیستم اداری تحت وب شامل موارد ذیل می شود:

- تقویم کاری

- مدیریت جلسات و قرارهای کاری

- مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها

- آرشیو الکترونیک

با گذر زمان و بیشتر شدن تعداد مستندات در سازمان ها و شرکت ها، سیستم اتوماسیون اداری اقدام به ایجاد بخشی به نام آرشیو الکترونیک کرده است که همانطور که از نامش نیز پیدا است برای آرشیو و بایگانی از آن استفاده می کند، در این بخش نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی صورت می پذیرد، همچنین امکان جستجوی سریع و راحت نیز در بخش آرشیو الکترونیک وجود دارد.

- پرتال مکاتبات برون سازمانی

با پیدایش بسترهای نوین ارتباطی در زیر مجموعه شبکه های کامپیوتری، این امکان را به وجود آورده است تا دولت ها و سازمان ها برای کاهش هزینه های رفت و آمد و جلب رضایت و سرعت در عرضه خدمات به ارباب رجوع، ارسال و پیجویی درخواست ها و امور  اداری در فضای خارج از سازمان نیز از ملزومات آن سازمان به شمار آید.

برای جواب دهی به این الزام سازمان در امتداد طرح احترام به ارباب رجوع اقدام به اضافه کردن بخش پرتال مکاتبات برون سازمانی اتوماسیون اداری تحت وب نموده است تا از این طریق امکان پیگیری مکاتبات در برون از سازمان نیز فراهم شود.

- کارتابل آفلاین

سیستم های اتوماسیون اداری براساس محدوه وسیع جغرافیایی و فاصله سازمان ها از یکدیگر و همچنین چگونگی دسترسی به آن ها، موجب شده تا تنوع زیادی داشته باشند، برخی از این سیستم ها در شبکه های محلی امکان دسترسی به ان ها وجود دارد، تعداد دیگری نیز تحت وب فعالیت می کنند، به اتوماسیون اداری که تحت وب فعالیت می کند سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می گویند در  این سیستم ها برای بخش هایی از نرم افزارها که حائز اهمیت می باشند نوع آفلاین نیز وجود دارد تا اگر امکان دسترسی به اینترنت وجود نداشته باشد بتوان به صورت آفلاین نیز به اطلاعات دسترسی پیدا کرد، از جمله مهم ترین آن ها می توان کارتابل آفلاین را نام برد، مدیر سازمان قادر است کارتابل خود را در هر مکانی که باشد بررسی کرده و امور مربوط به خود را انجام دهد و پاسخگوی نامه های دریافتی باشد و به محض برقراری ارتباط با سیستم آن ها را به روز رسانی کند.

علاوه بر موارد گفته شده فوق بخش، های دیگری نیز برحسب نیاز در طی زمان به سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از این بخش ها می تواند موجب تسریع و تسهیل در روند و فعالیت سازمان شود که برخی از ان ها شامل موارد ذیل می شود:

صندوق پیام
سامانه ارسال پیام کوتاه
سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
گزارش‌ساز

 

سیستم اتوماسیون اداری چه ویژگی هایی دارد؟

در این بخش از مقاله مهم ترین امکانات و ویژگی های سیستم اتوماسیون اداری را مورد بررسی قرار می دهیم:

1- کم شدن حجم کاری و سرعت کاربران در سیستم اتوماسیون اداری

با نصب و راه اندازی یک سیستم اتوماسیون اداری به طور یقین میزان حجم کاری نیز کمتر خواهد شد، با وجود این سامانه کاربران به راحتی و بدون اتلاف وقت فعالیت های خود را انجام داده و حتی از کار خود نیز لذت می برند.

2- افزایش امکان سنجی در سیستم اتوماسیون اداری

امکان سنجی به این معنا است که می توانید به صورت عملی تصمیم گیری کنید، هر کاری که امکان پذیر نباشد به صورت شبهه باقی می ماند، سیستم اتوماسیون اداری به صورت مداوم تناسب کاری در یک سازمان و یا شرکت را حل و فصل می کند.شما می بایست به صورت پیوسته  ورودی و خروجی ها را بررسی کنید زیرا این کار موجب می شود که فعالیت شما در شرکت با روند درستی پیش رود و مدیران نیز می توانند نتایج کار را ارزیابی کنند. فقط هنگامی که انجام کار امکان پذیر باشد نتایج خوب یا کار بر روی وظایف انجام می شود.علاوه بر این نتیجه و تصمیم درست موجب می شود که رقابتی خوب نصیب مدیران شود.برای اینکه یک کار و یا فعالیت بتواند در سیستم انوماسیون اداری روند خود را ادامه داده و اجرا شود نیازمند تضمین می باشد.

3- دوام و استواری در محیط اداری

در هر سیستمی، نیروی کار و یا کاربران می بایست به اموری که به آنان محول می شود رسیدگی و بر اساس آن کار کنند، بدین گونه است که نیروی کار می تواند پایداری و دوام خود را اعلام کند و در هر حالتی خود را با محیط اداره هماهنگ کند.لازم است که بدانید در هر سیستمی تمامی امور نمی تواند به خوبی پیش رود و یا قابل کنترل باشد، این امکان وجود دارد که شکستی از روش کار اداری را مشاهده کنید. شکست سیستم های اتوماسیون اداری موجب به خطر افتادن نظم وظایفی می شود که به کاربران واگذار شده است و قطعا منجر به ضرر و زیان های فراوانی نیز خواهد شد.

4- خصلت برتر رقابتی

رقابت در تمامی کسب و کارها وجو دارد و آن را به عنوان یک نقطه مثبت در نظر می گیرند.یکی از مهم ترین ویژگی های سامانه اتوماسیون اداری برای هر شرکتی این است که موجب افزایش مزایای رقابتی بیش از سایر شرکت ها می شود، این امر باعث پر رونق تر شدن کسب و کارها شده و در زمان بازاریابی رقابتی، اعتبار بیشتری را برای شرکت کسب می کند.

5- موجب کاهش هزینه ها می شود

امروزه اکثر کسب و کارهای شرکتی و سازمان ها به صورت اتوماتیک کار می کنند، از این رو دیگر نیاز نیست برای ورود هر منبع جدید و یا حتی برای مراقبت از هرکدام  از این مسئولیت ها که به آسانی از طریق سیستم اتوماسیون اداری قابل انجام است سرمایه گذاری کنید.همگی ما این شعار را شنیده ایم که "زمان صرفه جویی مساوی است با پول ذخیره شده" کسب و کارها نیز می توانند با صرفه جویی در زمان در چندین پروسه تجاری صرفه جویی کنند.با صرفه جویی کردن در هزینه ها و همچنین از طریق سرمایه گذاری در سایر منابع دیگر می تواند موجب بهبود سوددهی در سازمان شود.

6- رد و بدل داده ها

رد و بدل داده هایی که ذخیره می شوند و یا حتی آن دسته از داده هایی که تغییر داده می شوند از مهم ترین بخش های سیستم اتوماسیون اداری محسوب می شود، این نوع تبادل داده ها برای ارسال فایل ها- رد و بدل هر گونه اطلاعات و یا داده ها در هر زمان که نیاز باشد از برنامه انتقال الکترونیکی نیز کمک می گیرد.در مدت زمانی که به شبکه متصل هستید این امکان وجود دارد کلیه داده ها و اطلاعاتی که شامل ارائه- اسناد متنی و صفحه گسترده می شود تنها در طی چند ثانیه ارسال گردد.کارمندان می توانند با بهره مندی از ماهیت سیستم اتوماسیون اداری در این زمینه، به راحتی زمان را مدیریت کرده و بهره وری را افزایش دهند.

 

از مهم ترین مزایای سامانه اتوماسیون اداری تحت وب شامل موارد ذیل می شود:

- نظارت بر نحوه فعالیت و کارکرد مسئولان و کارمندان

- افزایش رضایت شغلی کارمندان به دلیل اثربخشی مثبت این اتوماسیون

- کمتر شدن تکرار و ممانعت از انجام کارهای بیهوده و توقف در فعالیت سازمان

- عدم استفاده از برگه های چاپی و قایل های نوشتاری

- امکان برقراری ارتباط الکترونیکی با دیگر سازمان ها و شرکت ها

- ماشینی شدن روند اداری و بهترین استفاده ممکن از زمان

- پیگیری امورات کاری و مراحل آن در زمان های مشخص شده

- امکان انجام امور اداری از راه دور در هر زمان

- امکان جستجو و دسترسی فوری به اسناد و اطلاعات

مرکز خدمات هوانوردی سیمرغ تلاش خواهد کرد تا بالاترین ارزش افزوده برای همکاران، ذینفعان ، کاربران خود در صنعت هوانوردی از طریق توسعه و هوشمند سازی بازارهای هوانوردی داخلی و خارجی و با استفاده از تکنولوژی‌های پیشرفته و مدرن عملیاتی تحقق یافته و با ارائه برترین خدمات هوانوردی به کاربران خود شعار "مدرن و هوشمند در هوانوردی تجارت کنید" را تحقق بخشیم. اعتماد ما به کارکنان خود به عنوان ارزشمندترین دارایی مجموعه بوده و شبکه اجرایی مرکز خدمات هوانوردی سیمرغ را در ایجاد رضایت مجموعه های هوانوردی و کاربران سرآمدی میان شرکتهای فناوری در زمینه هوانوردی کشور یاری نموده است و با بهبود مستمر برای فعالیتهای خود در صنعت هوانوردی بر اساس استاندارد های جهانی را سرلوحه امور خود قرار داده ایم.ما در تلاش هستیم بهترین خدمات را به شرکتهای هواپیمایی ،مجموعه های هوانوردی ، فرودگاهها و مراکز آموزشی هوانوردی ارائه نماییم

 

شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر، مشاوره و یا دریافت خدمات به صورت تلفنی از طریق مسیر های ارتباطی زیر با ما در ارتباط باشید.

 

 

ارتباط با پشتیبانی مرکز خدمات هوانوردی سیمرغ